KSeF już tu jest. Jak nowy system działa w praktyce?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to temat, który od wielu miesięcy nie schodzi z ust przedsiębiorców. Po długich debatach i przekładaniu terminów, system wreszcie ruszył 1 lutego 2026 roku. Choć na razie nie jest obowiązkowy dla wszystkich, to docelowo zrewolucjonizuje sposób, w jaki wystawiamy i odbieramy dokumenty w Polsce.

W cyklu Trzy grosze o ekonomii, realizowanym we współpracy z warszawskim Radiem Kampus, Piotr Topoliński rozmawiał z Piotrem Juszczykiem, głównym analitykiem i doradcą podatkowym w InFakt, o tym, co te cztery litery oznaczają w praktyce.

Czym właściwie jest KSeF?

W najprostszych słowach to centralna platforma do zarządzania fakturami. Jak wyjaśnia Piotr Juszczyk:

Krajowy System e-Faktur jest to można powiedzieć miejsce takie w chmurze, gdzie od tej pory czy właściwie od 1 lutego będą trafiały wszystkie faktury.

To właśnie tam przedsiębiorcy będą wystawiać i odbierać faktury, nadawać i odbierać uprawnienia innym użytkownikom, generować certyfikaty oraz specjalne tokeny.

Po co nam faktury w chmurze?

Głównym motywem wprowadzenia systemu przez Ministerstwo Finansów jest uszczelnienie systemu podatkowego. Budżet państwa ma dzięki temu zyskać konkretne wpływy, które zostały już zaplanowane na ten rok. Dla samych przedsiębiorców KSeF ma być jednak ułatwieniem. System ma przyspieszyć i uporządkować obieg dokumentów pomiędzy kontrahentami. Zamiast wysyłać pliki PDF mailem, wszystko znajdzie się w jednym, zabezpieczonym miejscu.

Zobacz też: Problemy z KSeF-em. Jak reagują na nie właściciele firm?

Choć sam system wystawiania faktur działa stabilnie, początki nie obyły się bez problemów technicznych. Piotr Juszczyk zauważa, że wąskim gardłem okazał się nie sam KSeF, ale systemy uwierzytelniania:

Problemy głównie były z uwierzytelnieniem, a właściwie z Profilem Zaufanym, czyli nie zabezpieczono możliwości chyba tylu wejść i nikt nie spodziewał się – zabezpieczono KSeF, a nie zabezpieczono sposobu uwierzytelniania.

Warto przygotować się na to, że podobne trudności mogą powrócić w okolicach kwietnia i maja, kiedy do systemu zacznie logować się kolejna duża grupa przedsiębiorców.

System jest wdrażany etapami. Kolejne miesiące przyniosą obowiązek korzystania z platformy dla następnych grup, w tym osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). To czas, aby zapoznać się z nowymi zasadami i uniknąć chaosu w dokumentacji – przypomina Ministerstwo Finansów.

 

tekst: Mikołaj Sobol